Platiti cu adevarat pretul corect?! (2011-08-03)

Poate fi o activitate foarte distractiva pentru departamentul de marketing, comunicare sau HR sa impacheteze sute de invitatii sau sa decoreze zeci de cutii de bomboane care vor fi facute cadou cu ocazia unui eveniment organizat in cadrul firmei. Poate fi un moment de relaxare, chiar de divertisment, avand in vedere faptul ca este o activitate care iese din rutina atributiilor zilnice. Dar este cu adevarat eficient din punct de vedere al costurilor?

Estimarea corecta a costurilor pentru organizarea unui eveniment

Pare simplu sa gasesti un "entertainer" potrivit pentru conferinta anuala de vanzari, insa pe langa timpul pe care il vei aloca gasind solutia potrivita te poti confrunta cu o serie de riscuri si costuri suplimentare:

• programul artistic nu se integreaza in desfasuratorul evenimentului sau poate fi dificil de implementat in spatiul ales, considerand dimensiunile locatiei, scena, acustica, lumina, instalatia electrica etc.
• bugetul alocat pentru aceste resurse nu se justifica in rezultatele asteptate de la organizarea evenimentului.
• un show live este diferit de imaginea pe care o cunoastem de la tv. Pentru a avea un efect memorabil pentru audienta evenimentului, este necesar sa integram in programul artistic si alte servicii care pot genera costuri suplimentare care trebuie luate in calcul: sonorizare, efecte pirotehnice, sceno-tehnica, lumini, decoruri, video-proiectii, lasere etc.

Evenimentul organizat pentru clientii cei mai importanti ai companiei are un desfasurator foarte bine pus la punct dar va avea audienta dorita?  Este necesar sa ne asiguram ca persoanele invitate vor veni la eveniment. Asadar, organizatorii trebuie sa indeplineasca din timp urmatoarele sarcini obligatorii in planificarea unui eveniment.

• analiza calendarului de activitati importante pentru publicul tinta (concerte, meciuri, fesivaluri, vacante, weekenduri etc.) pentru a planifica data cea mai potrivita pentru eveniment.
• trimiterea unei pre-invitatii "save the date", care in functie de conceptul evenimentului poate fi un indiciu care sa trezeasca interesul publicului pentru participare.
• dublarea invitatiei fizice si in format electronic pentru a asigura transmiterea mesajului in timp util.
• oferirea tuturor detaliilor pentru directionarea invitatilor catre locul de desfasurare (daca locatia este mai putin accesibila sau necunoscuta este necesara o harta pentru orientare si mai multe indicatii, puncte de reper).
• campania de confirmari sau RSVP care va aduce informatii realiste in privinta numarului de persoane estimate sa participe la eveniment. Aceste informatii pot aduce economii substantiale pentru costurile evenimentului(nu e realist sa platim meniul pentru 500 de persoane invitate, daca la eveniment vom avea in jur de 300).

Economie = organizare eficienta

Din motive economice multe companii aleg sa organizeze evenimentele intern, cu resurse proprii. Daca la prima vedere, aceasta metoda pare sa economiseasca bani, in realitate nu este chiar asa.

La toate activitatile din programul unui specialist in marketing, comunicare sau resurse umane, ca sarcina suplimentara se adauga si organizarea de evenimente, fapt care duce la aglomerarea programului de lucru. Organizatorii astfel delegati vor fi nevoiti sa isi neglijeze activitatile zilnice, iar acest fapt va genera mult stres si multe situatii neprevazute care vor aduce costuri care se pot extinde peste bugetul evenimentului, avand repercursiuni pe termen lung in activitatea firmei.

Responsabilitatea organizarii evenimentelor necesita alocarea unui timp pretios, experienta si cunostinte tehnice, iar realizarea lor intern poate duce la neglijarea activitatilor zilnice acoperite de organizatorii delegati si indirect la un cost suplimentar pentru companie care va plati mai scump timpul angajatilor.

Implementarea unui eveniment nu se rezuma doar la trimiterea invitatiilor si angajarea programului artistic. Un eveniment presupune managementul multor resurse specifice care trebuiesc integrate in cadrul proiectului: concept, servicii audio-video, catering, decoruri, constructii temporare, creatie, productie si design, inchirieri diverse, logistica, personal suplimentar etc. pe care un organizator fara experienta si cunostinte in domeniu poate risca sa le piarda de sub control.

Pentru a reduce riscurile dar si costurile directe si indirecte care pot fi generate de realizarea unui asemenea proiect este bine sa luati in considerare colaborarea cu o agentie specializata, in schimbul alocarii resurselor interne.

Take 1 Events va sta la dispozitie cu toate serviciile necesare organizarii evenimentelor cu minimizarea riscurilor si eficientizarea costurilor pentru a atinge obiectivele vizate.

Social responsibility for IT companies (2009-04-12)

Social issues and companies’ involvement in projects that benefit the community are more important than ever.
Thus Take 1 Events offers IT companies the possibility to participate in a project for young programmers. The competition for software applications is dedicated to students who want to enter this field. This competition will help students to have a professional perspective on software programming and to know how much their talent and their ideas are worth.
We are open to meet companies for more details.