Platiti cu adevarat pretul corect?! (2011-08-03)

Poate fi o activitate foarte distractiva pentru departamentul de marketing, comunicare sau HR sa impacheteze sute de invitatii sau sa decoreze zeci de cutii de bomboane care vor fi facute cadou cu ocazia unui eveniment organizat in cadrul firmei. Poate fi un moment de relaxare, chiar de divertisment, avand in vedere faptul ca este o activitate care iese din rutina atributiilor zilnice. Dar este cu adevarat eficient din punct de vedere al costurilor?

Estimarea corecta a costurilor pentru organizarea unui eveniment

Pare simplu sa gasesti un "entertainer" potrivit pentru conferinta anuala de vanzari, insa pe langa timpul pe care il vei aloca gasind solutia potrivita te poti confrunta cu o serie de riscuri si costuri suplimentare:

• programul artistic nu se integreaza in desfasuratorul evenimentului sau poate fi dificil de implementat in spatiul ales, considerand dimensiunile locatiei, scena, acustica, lumina, instalatia electrica etc.
• bugetul alocat pentru aceste resurse nu se justifica in rezultatele asteptate de la organizarea evenimentului.
• un show live este diferit de imaginea pe care o cunoastem de la tv. Pentru a avea un efect memorabil pentru audienta evenimentului, este necesar sa integram in programul artistic si alte servicii care pot genera costuri suplimentare care trebuie luate in calcul: sonorizare, efecte pirotehnice, sceno-tehnica, lumini, decoruri, video-proiectii, lasere etc.

Evenimentul organizat pentru clientii cei mai importanti ai companiei are un desfasurator foarte bine pus la punct dar va avea audienta dorita?  Este necesar sa ne asiguram ca persoanele invitate vor veni la eveniment. Asadar, organizatorii trebuie sa indeplineasca din timp urmatoarele sarcini obligatorii in planificarea unui eveniment.

• analiza calendarului de activitati importante pentru publicul tinta (concerte, meciuri, fesivaluri, vacante, weekenduri etc.) pentru a planifica data cea mai potrivita pentru eveniment.
• trimiterea unei pre-invitatii "save the date", care in functie de conceptul evenimentului poate fi un indiciu care sa trezeasca interesul publicului pentru participare.
• dublarea invitatiei fizice si in format electronic pentru a asigura transmiterea mesajului in timp util.
• oferirea tuturor detaliilor pentru directionarea invitatilor catre locul de desfasurare (daca locatia este mai putin accesibila sau necunoscuta este necesara o harta pentru orientare si mai multe indicatii, puncte de reper).
• campania de confirmari sau RSVP care va aduce informatii realiste in privinta numarului de persoane estimate sa participe la eveniment. Aceste informatii pot aduce economii substantiale pentru costurile evenimentului(nu e realist sa platim meniul pentru 500 de persoane invitate, daca la eveniment vom avea in jur de 300).

Economie = organizare eficienta

Din motive economice multe companii aleg sa organizeze evenimentele intern, cu resurse proprii. Daca la prima vedere, aceasta metoda pare sa economiseasca bani, in realitate nu este chiar asa.

La toate activitatile din programul unui specialist in marketing, comunicare sau resurse umane, ca sarcina suplimentara se adauga si organizarea de evenimente, fapt care duce la aglomerarea programului de lucru. Organizatorii astfel delegati vor fi nevoiti sa isi neglijeze activitatile zilnice, iar acest fapt va genera mult stres si multe situatii neprevazute care vor aduce costuri care se pot extinde peste bugetul evenimentului, avand repercursiuni pe termen lung in activitatea firmei.

Responsabilitatea organizarii evenimentelor necesita alocarea unui timp pretios, experienta si cunostinte tehnice, iar realizarea lor intern poate duce la neglijarea activitatilor zilnice acoperite de organizatorii delegati si indirect la un cost suplimentar pentru companie care va plati mai scump timpul angajatilor.

Implementarea unui eveniment nu se rezuma doar la trimiterea invitatiilor si angajarea programului artistic. Un eveniment presupune managementul multor resurse specifice care trebuiesc integrate in cadrul proiectului: concept, servicii audio-video, catering, decoruri, constructii temporare, creatie, productie si design, inchirieri diverse, logistica, personal suplimentar etc. pe care un organizator fara experienta si cunostinte in domeniu poate risca sa le piarda de sub control.

Pentru a reduce riscurile dar si costurile directe si indirecte care pot fi generate de realizarea unui asemenea proiect este bine sa luati in considerare colaborarea cu o agentie specializata, in schimbul alocarii resurselor interne.

Take 1 Events va sta la dispozitie cu toate serviciile necesare organizarii evenimentelor cu minimizarea riscurilor si eficientizarea costurilor pentru a atinge obiectivele vizate.

10 idei pentru sarbatorirea Craciunului la birou (2010-12-01)

Sarbatorile de iarna se apropie si daca nu ati organizat inca petrecerea traditionala de sfarsit de an, mai aveti timp sa planificati cateva activitati pentru sarbatorirea Craciunului la birou.

Take 1 va ofera gratuit 10 idei pentru sarbatorirea Craciunului la birou:

1. Decorarea spatiului personal de lucru, a biroului sau a bradutului de Craciun;

2. Amenajarea unui panou cu scrisori pentru Mos Craciun;

3. Regizarea si punerea in scena a unui scenariu pe tema sarbatorilor de iarna;

4. Organizarea unui targ cu produse oferite spre vanzare de catre angajati pentru o cauza nobila;

5. Organizarea unui bufet de Craciun cu produse pregatite chiar de participanti;

6. Schimb de cadouri intre colegii de birou;

7. Ateliere “hand-made”: pictura pe globuri, felicitari sau alte obiecte de Craciun;

8. Sa invatam sa cantam colinde de Craciun;

9. Intalnire cu Mos Craciun;

10. Demonstaratie pentru organizarea mesei de Craciun, prezentari de meniuri si degustari de vinuri;

Cum puteti pune in practica aceste idei?

Pentru fiecare din ideile prezentate mai sus, echipa noastra poate furiza un plan de implementare, recuzita, trainerii si toate echipamentele necesare pentru organizarea proiectului.

In plus, va oferim suportul nostru pentru coordonarea si managementul evenimentelor pe care le organizati,  personal auxiliar,  maestrii de ceremonii, parteneri de incredere pentru catering, programe artistice, cadouri si alte resurse de care aveti nevoie pentru succesul proiectelor dumneavoastra.

Date de contact

Daca aveti nevoie de detalii si doriti sa economisiti timpul si banii companiei pentru organizarea de evenimente, va stam la dispozitie cu placere. 

Alegeti agentia Take 1 pentru organizarea unui eveniment reusit! 

Responsabilitate sociala pentru IT (2009-04-12)

Cauzele sociale si implicarea companiilor in proiecte din care sa beneficieze comunitatea nu au fost niciodata mai importante decat in acesta perioada.
Astfel, Take 1 Events propune companiilor din domeniul IT un proiect pentru tineri programatori. Competitia de aplicatii software va fi dedicata elevilor care doresc sa urmeze o cariera in domeniu. Concursul ii va ajuta pe tineri sa obtina o perspectiva profesionala asupra programarii software si sa vada cat valoreaza talentul si ideile lor.
Suntem deschisi discutiilor cu companiile care doresc sa afle mai multe detalii.