Planificarea reprezinta cel mai important instrument de lucru care poate garanta succesul unui eveniment si mai ales o buna comunicare intre client, organizator, echipa de implementare si furnizori.

Organizarea unui eveniment, presupune in primul rand crearea unui proiect, care va fi gestionat de managerul care se ocupa de coordonarea lui, in functie de trei factori majori: timp de executie (implementare pentru fiecare actiune), buget si standard de calitate.

Pe baza acestor factori si a obiectivelor pe care le are fiecare eveniment, managerul de proiect va propune resursele, activitatile si planul de implementare, cu desfasurarea fiecarei actiuni in timp si pe diferite nivele de responsabilitate.

Alegerea serviciilor si furnizorilor, a locatiei si altor resurse, planurile de back-up sau repetitii, vor fi decise in aceasta faza de planificare, pentru a echilibra balanta intre cei trei factori care influenteaza reusita proiectului: timp, buget si calitate.

Lucrand in acest mod, cu planuri de executie pentru fiecare actiune, cu fise de responsabilitate pentru fiecare membru al echipei si schite pentru amenajare sau decorare, chiar inainte de desfasurarea propriu-zisa a evenimentului avem o situatie reala pentru cum se va derula evenimentul, iar rezultatul planificarii va fi confirmat in faza de implementare.